IT Outsourcing Dalam Dunia Bisnis

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam era globalisasi dan tuntutan persaingan dunia usaha yang ketat saat ini, maka perusahaan dituntut untuk berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business). Sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Proses kegiatan ini dikenal dengan istilah outsourcing

Selain tenaga kerja maka Information Technology (IT) juga merupakan faktor yang sangat vital buat suatu perusahaan agar dapat dapat bersaing di dunia bisnis. Beberapa tahun belakangan ini kita sering mendengar adanya istilah ITOutsourcing. Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Tujuan  Penulisan

Tujuan penulisan paper ini adalah :

  1. Menganalisis istilah IT Outsourcing dan manfaatnya.
  2. Menganalisis implementasi dari IT Outsourcing di dunia bisnis

PEMBAHASAN

Definisi IT Outsourcing

Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar, dan Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari IT outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.

Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing menurut Emilia, Winarto, dan Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Merupakan proses pemindahan tanggung jawab kerja dari perusahaan induk atau utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau utama. Maksudnya adalah pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga kerjaan yang mendukung proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau non-core business atau juga secara prakteknya semua lini kerja di  alihkan sebagai unit outsourcing. Perusahaan lainnya bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau instansi yang semuanya diaatur sesuai dengan ketentuan yang sudah di tetapkan. Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini mengalami pro dan kontra juga antara lainnya adalah :

1. Pro-Outsourcing :

  • Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
  • Dapat mengurangi biaya.
  • Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
  • Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
  • Merupakan modernisasi dunia usaha.
  • Efektivitas manpower.
  • Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
  • Memberdayakan anak perusahaan.
  • Dealing with unpredicted business condition.

2. Kontra-Outsourcing :

  • Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
  • Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  • Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
  • Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.

. Manfaat IT Outsourcing

IT Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan teknologi terbaru tanpa harus mengeluarkan biaya peralatan yang tinggi dan perangkat lunak. Pengembangan dan implementasi solusi perangkat lunak yang disesuaikan membantu mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan infrastruktur TI. Sehingga, hal ini lebih menguntungkan daripada harus mengembangkan perangkat lunak oleh departemen TI sendiri atau mengadaptasi perangkat lunak pihak ketiga untuk bisnis perusahaan Anda.

IT outsourcing memberikan keuntungan strategis maupun taktis, seperti:

  1. Perusahaan akan menerima akses ke sumber daya tambahan, termasuk kelas tinggi spesialis TI. Karena pertumbuhan konstan dan kompleksitas solusi innovational di bisnis TI, biaya kerja para spesialis sangat terampil terus meningkat. Outsourcing membuat sumber daya lebih terjangkau bagi banyak perusahaan.
  2. Perusahaan dapat bereaksi dengan cepat dan beradaptasi dengan perubahan pasar.
  3. Seiring dengan mendapatkan perangkat lunak berkualitas tinggi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, perusahaan akan menerima dukungan dan pemeliharaan oleh perusahaan outsourcing software.
  4. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan investasi dan memindahkan dana ke arah strategis dan menjanjikan.
  5. Menurunkan biaya overhead perusahaan

Menyewa sebuah perusahaan outsourcing untuk proyek-proyek IT Anda berarti Anda tidak perlu menyewa profesional Anda sendiri – gaji, tidak ada pajak terkait gaji, tidak ada tempat bekerja ekstra, tidak ada pelatihan karyawan.Outsourcing perusahaan memiliki pengalaman memecahkan tugas-tugas yang sama, sehingga mereka dapat menerapkan teknologi paling modern dan personel berkualifikasi tinggi untuk menyelesaikan proyek perusahaan.

Dengan demikian dengan melakukan IT Outsourcing maka kita secara otomatis mendapat keutungan dari perusahaan outsourcing karena:

  1. Sebuah perusahaan IT khusus adalah selalu mengikuti perkembangan baru di pasar TI.
  2. Sebuah perusahaan outsourcing memberikan jaminan tanggung jawab profesional.

Implementasi IT Outsourcing

Sebelum melakukan implemetasi IT Outsourcing maka sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :

  1. Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak

  1. Manajemen Perubahan Organisasi

.
Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan IT menuntut hal yang sama.Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut.Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan.Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal.

  1. Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya.Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya empiris yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan
Jika memang menurut kalkulasi Anda sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia.

  1. Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak-pihak di luar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan.
Pihak-pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi Tata-kelola IT di dalam organisasi memiliki dampak terhadap pihak-pihak eksternal tersebut. Organisasi harus mampu mengakomodir hal tersebut. Saat melakukan eksekusi harus melakukan kalkulasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidaktergantungan atas implementasinya.

  1. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut.Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat.
Secanggih apapun alat yang Anda gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna.

Effisiensi dan penghematan biaya melalui IT Outsourcing

Pasar global yang demikian kompetitif diikuti dengan tingginya kebutuhan Teknologi Informasi, serta iklim ekonomi yang sulit, mungkin menjadi penyebab utama banyak perusahaan – besar maupun kecil – mengevaluasi kembali cara mereka melakukan bisnis, apalagi hal-hal yang berkaitan dengan penghematan waktu, biaya dan peningkatan produktivitas. Setiap pemilik bisnis tentunya menginginkan pencapaian terbaik dari sekecil apapun kegiatan bisnis yang dilakukan. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa proses atau layanan IT.

IT outsourcing memungkinkan bisnis Anda berfokus pada apa yang benar-benar penting, yaitu “Core” kompetensi Anda, sementara vendor atau penyedia layanan IT outsourcing berfokus pada keahlian terbaik mereka yaitu mengelola IT.

Di bawah ini tercantum beberapa keuntungan IT outsourcing, antara lain:

Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

Penghematan Biaya (Cost Saving)

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

IT Staffing

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

  • Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
  • Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  • Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

KESIMPULAN

  1. Dengan melakukan IT Outsourcing maka operasional perusahaan akan lebih efisien
  2. IT Outsourcing akan membantu penghematan pengeluaran perusahaan.
  3. IT outsourcing membantu mendapatkan waktu dan meningkatkan produktivitasperusahaan

DAFTAR PUSTAKA

  1. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128
  2. www.accessmylibrary.com

3.   http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

4.  http://digilib.its.ac.id/bookmark/2355/Tata

5.  http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.