IT Outsourcing Dalam Dunia Bisnis

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam era globalisasi dan tuntutan persaingan dunia usaha yang ketat saat ini, maka perusahaan dituntut untuk berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business). Sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Proses kegiatan ini dikenal dengan istilah outsourcing

Selain tenaga kerja maka Information Technology (IT) juga merupakan faktor yang sangat vital buat suatu perusahaan agar dapat dapat bersaing di dunia bisnis. Beberapa tahun belakangan ini kita sering mendengar adanya istilah ITOutsourcing. Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Tujuan  Penulisan

Tujuan penulisan paper ini adalah :

  1. Menganalisis istilah IT Outsourcing dan manfaatnya.
  2. Menganalisis implementasi dari IT Outsourcing di dunia bisnis

PEMBAHASAN

Definisi IT Outsourcing

Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar, dan Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari IT outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.

Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing menurut Emilia, Winarto, dan Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Merupakan proses pemindahan tanggung jawab kerja dari perusahaan induk atau utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau utama. Maksudnya adalah pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga kerjaan yang mendukung proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau non-core business atau juga secara prakteknya semua lini kerja di  alihkan sebagai unit outsourcing. Perusahaan lainnya bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau instansi yang semuanya diaatur sesuai dengan ketentuan yang sudah di tetapkan. Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini mengalami pro dan kontra juga antara lainnya adalah :

1. Pro-Outsourcing :

  • Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
  • Dapat mengurangi biaya.
  • Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
  • Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
  • Merupakan modernisasi dunia usaha.
  • Efektivitas manpower.
  • Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
  • Memberdayakan anak perusahaan.
  • Dealing with unpredicted business condition.

2. Kontra-Outsourcing :

  • Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
  • Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  • Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
  • Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.

. Manfaat IT Outsourcing

IT Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan teknologi terbaru tanpa harus mengeluarkan biaya peralatan yang tinggi dan perangkat lunak. Pengembangan dan implementasi solusi perangkat lunak yang disesuaikan membantu mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan infrastruktur TI. Sehingga, hal ini lebih menguntungkan daripada harus mengembangkan perangkat lunak oleh departemen TI sendiri atau mengadaptasi perangkat lunak pihak ketiga untuk bisnis perusahaan Anda.

IT outsourcing memberikan keuntungan strategis maupun taktis, seperti:

  1. Perusahaan akan menerima akses ke sumber daya tambahan, termasuk kelas tinggi spesialis TI. Karena pertumbuhan konstan dan kompleksitas solusi innovational di bisnis TI, biaya kerja para spesialis sangat terampil terus meningkat. Outsourcing membuat sumber daya lebih terjangkau bagi banyak perusahaan.
  2. Perusahaan dapat bereaksi dengan cepat dan beradaptasi dengan perubahan pasar.
  3. Seiring dengan mendapatkan perangkat lunak berkualitas tinggi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, perusahaan akan menerima dukungan dan pemeliharaan oleh perusahaan outsourcing software.
  4. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan investasi dan memindahkan dana ke arah strategis dan menjanjikan.
  5. Menurunkan biaya overhead perusahaan

Menyewa sebuah perusahaan outsourcing untuk proyek-proyek IT Anda berarti Anda tidak perlu menyewa profesional Anda sendiri – gaji, tidak ada pajak terkait gaji, tidak ada tempat bekerja ekstra, tidak ada pelatihan karyawan.Outsourcing perusahaan memiliki pengalaman memecahkan tugas-tugas yang sama, sehingga mereka dapat menerapkan teknologi paling modern dan personel berkualifikasi tinggi untuk menyelesaikan proyek perusahaan.

Dengan demikian dengan melakukan IT Outsourcing maka kita secara otomatis mendapat keutungan dari perusahaan outsourcing karena:

  1. Sebuah perusahaan IT khusus adalah selalu mengikuti perkembangan baru di pasar TI.
  2. Sebuah perusahaan outsourcing memberikan jaminan tanggung jawab profesional.

Implementasi IT Outsourcing

Sebelum melakukan implemetasi IT Outsourcing maka sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :

  1. Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak

  1. Manajemen Perubahan Organisasi

.
Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan IT menuntut hal yang sama.Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut.Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan.Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal.

  1. Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya.Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya empiris yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan
Jika memang menurut kalkulasi Anda sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia.

  1. Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak-pihak di luar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan.
Pihak-pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi Tata-kelola IT di dalam organisasi memiliki dampak terhadap pihak-pihak eksternal tersebut. Organisasi harus mampu mengakomodir hal tersebut. Saat melakukan eksekusi harus melakukan kalkulasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidaktergantungan atas implementasinya.

  1. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut.Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat.
Secanggih apapun alat yang Anda gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna.

Effisiensi dan penghematan biaya melalui IT Outsourcing

Pasar global yang demikian kompetitif diikuti dengan tingginya kebutuhan Teknologi Informasi, serta iklim ekonomi yang sulit, mungkin menjadi penyebab utama banyak perusahaan – besar maupun kecil – mengevaluasi kembali cara mereka melakukan bisnis, apalagi hal-hal yang berkaitan dengan penghematan waktu, biaya dan peningkatan produktivitas. Setiap pemilik bisnis tentunya menginginkan pencapaian terbaik dari sekecil apapun kegiatan bisnis yang dilakukan. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa proses atau layanan IT.

IT outsourcing memungkinkan bisnis Anda berfokus pada apa yang benar-benar penting, yaitu “Core” kompetensi Anda, sementara vendor atau penyedia layanan IT outsourcing berfokus pada keahlian terbaik mereka yaitu mengelola IT.

Di bawah ini tercantum beberapa keuntungan IT outsourcing, antara lain:

Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

Penghematan Biaya (Cost Saving)

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

IT Staffing

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

  • Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
  • Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  • Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

KESIMPULAN

  1. Dengan melakukan IT Outsourcing maka operasional perusahaan akan lebih efisien
  2. IT Outsourcing akan membantu penghematan pengeluaran perusahaan.
  3. IT outsourcing membantu mendapatkan waktu dan meningkatkan produktivitasperusahaan

DAFTAR PUSTAKA

  1. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128
  2. www.accessmylibrary.com

3.   http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

4.  http://digilib.its.ac.id/bookmark/2355/Tata

5.  http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

Posted in Uncategorized | Comments Off on IT Outsourcing Dalam Dunia Bisnis

Jawaban UAT SIM Lukman

Dosen :  Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc(CS)

TAKE HOME TEST

UJIAN AKHIR TRIWULAN 3

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Oleh :

Lukman F Situmorang

P056090542.33E

ANGKATAN E 33

PROGRAM PASCASARJANA

MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2010

Jawaban Ujian Akhir Triwulan Sistem Informasi Manajemen – Take Home

  1. 1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Pengembangan Software / Rekayasa Perangkat lunak adalah sebuah metodologi pengembangan software yang mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Berbagai kerangka tersebut telah berkembang selama bertahun-tahun, masing-masing dengan kekuatan sendiri diakui dan kelemahan. Satu sistem metodologi pengembangan yang belum tentu cocok untuk digunakan oleh seluruh proyek. Setiap metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu, berdasarkan berbagai teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.

Kerangka metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

  1. Sebuah filosofi pengembangan perangkat lunak, dengan pendekatan atau pendekatan dari proses pengembangan perangkat lunak
  2. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

  1. Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

  1. Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan

Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

  1. Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

  1. Perencanaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

  1. Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

  1. Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

  1. Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

  1. Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

3. Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

  • Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
  • Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
  • Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

Pengembangan Sistem Informasi:

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul

Berdasarkan gambar di atas terlihat jelas pengembangan software (rekayasa perangkat lunak) merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Dalam rekayasa sistem informasi, dimulai dengan pengembangan sistem informasi (PSI) kemudian dilanjutkan dengan analisa, perancangan dan implementasi sistem informasi. Sementara rekayasa perangkat lunak dimulai dari analisa kemudian perancangan dan diakhiri implementasi. Jadi rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Perbedaan keduanya terdapat pada keberadaan perancangan sistem informasi yang terdapat pada rekayasa sistem informasi. Tanpa adanya perancangan sistem informasi maka rekayasa perangkat lunak sulit untuk dilaksanakan.

2. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu system lama ke system yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian system, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan!

Jawaban :

Menurut O’Brien (2005), penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mencakup beberapa hal, yaitu:

1.  Investasi perangkat Hardware dan Sofware

2.  Mengembangkan Software,

3.  Pengkonversian data

4.  Program pelatihan bagi end-user

5. Pengalihan Sistem Informasi

Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O’Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu:

  1. 1. Konversi Paralel

Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu.

  1. 2. Konversi Bertahap (phased)

Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan metode yang telah terbukti berhasil sebelumnya. Biasanya, seorang konsultan mengetahui berbagai metode yang ada. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dapat bekerja sama dengan konsultan untuk menerapkan SI secara bertahap.

3.         Konversi Percontohan (pilot)

Metode ini dilakukan dengan mempelajari kesuksesan dan kegagalan dari perusahaan lain yang melakukan pengalihan sistem. Misalnya saja dengan melakukan kunjungan ke perusahaan yang bersangkutan dan sharing tentang berbagai pengalaman. Dengan metode ini, diharapkan perusahaan dapat belajar dari kesalahan perusahaan lain dan mengevaluasinya perbaikannya. Namun, biasanya, banyak perusahaan yang tidak ingin rahasia perusahaannya diketahui oleh perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mencari beberapa referensi, baik di internet maupun di buku.

4.         Konversi Langsung

Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana

Di dalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah sebagai berikut :

  1. Infrastruktur  SI yaitu berupa satu set sistem hardware dan software.
  2. Data yaitu kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master , data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dll).
  3. People adalah orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna,      operator, sistem administrator, dll.
  4. Prosedur yaitu tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.
  5. Features yaitu fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas dari operating system (backup facility, monitoring system statistic, dll) atau dari aplikasi (seperti didalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dll).

Terjadinya kesalahan besar pada konversi dari suatu sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru di dalam suatu organisasi dapat berakibat fatal, hal ini dapat terjadi karena :

  1. Telah terpasang sistem teknologi informasi yang baru, namun perubahan tidak terjadi karena organisasinya tidak menyesuaikan dirinya sehingga “mengkanibalkan” teknologi informasi atau strateginya tidak terdukung
  1. Proyek pengalihan sistem informasi yang baru tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  2. Komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI tidak terjalin. Hal ini menyebabkan TI yang diterapkan di perusahaan tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  3. Telah adanya investasi pada TI, namun investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.
  4. Pengalihan/konversi sistem informasi yang baru kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap kebutuhan bisnis.
  5. Tingkat kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  6. Terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka dapat terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
  7. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  8. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  9. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  10. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  11. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development  or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Untuk mencegah supaya kesalahan besar dalam konversi sistem informasi, maka yang perlu dilakukan adalah:

  1. Berpegang pada visi yang ingin di bangun, mempelajari implementasi yang belum maksimal dan melatih sumber daya manusia agar dapat mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan paham tentang TI atau minimal mengetahui sedikit tentang TI, sehingga paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  2. Perlu adanya sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  3. Adanya rasa takut di pihak pegawai maupun manajer akibat penerapan sistem informasi yang baru. Sehingga dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

– Membiasakan pengguanaan teknologi komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

– Menjalin komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

– Menjalin hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

– Menyeimbangkan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

  1. 3. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi system informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Jawaban :

ERP adalah  system informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur/jasa yang berperan untuk mengintegrsikan proses bisnis yang berhubungan dengan apek opeasi, produksi, maupun distribusi pada perusahaan ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan

Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
1.Proses bisnis “Best Practice”
2.Integrasi dan real time
3.Fungsi Pengendalian
4.Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5.Ketepatan posting jurnal akuntansi
6.Pencatatan dari sumber transaksi
7.Flexible dan mudah dalam pemakaian
8.Paperless

IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

  1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
  2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
  • Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
  • Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
  • Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan  khususnya para user  yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.

Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

. Proses Implemetasi ERP
a.Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b.Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c.Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
d.Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e.Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
f.Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

  1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
  2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
  3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
  4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

  1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
  2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
  3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.
  • Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
  • Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
  • Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

  • Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
  • Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
  • Meningkatkan keakuratan informasi
  • Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
  • Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

http://rizki-inspirations.blogspot.com/2009/01/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik.html

Posted in Uncategorized | Comments Off on Jawaban UAT SIM Lukman

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs

Posted in Uncategorized | 1 Comment